Cuando se trata de una gestión de stocks adecuada en una empresa, es fundamental seguir una serie de pasos clave. Estos pasos incluyen etiquetar los artículos, realizar una buena señalización y organizar correctamente todas las familias y subfamilias de los artículos. Además, es esencial planificar los inventarios físicos o contables, ya sea un inventario permanente, anual o rotativo.
¿Qué es un inventario?
El inventario contable es una obligación que todas las empresas logísticas deben cumplir. Además de llevar a cabo el inventario contable, la legislación exige realizar un inventario físico al menos una vez al año. Este proceso implica realizar un recuento manual de todos los productos y mercancías almacenados, bajo la supervisión del jefe de la cadena de suministro.
El inventario físico, también conocido como inventario manual, resulta especialmente útil para comparar los stocks registrados en el sistema de gestión de almacenes con el stock real. A través de este proceso, las empresas pueden detectar desajustes y errores logísticos, como fallos de señalización, referencias incorrectas o problemas en el proceso de picking.
Tipos de inventarios
Existen diferentes tipos de inventarios físicos que las empresas pueden llevar a cabo, adaptándolos a sus necesidades y recursos disponibles. A continuación, se presentan tres tipos principales de inventarios: permanente, anual y rotativo.
1. Inventario permanente
El inventario permanente, también conocido como inventario informático, es un método que permite conocer los stocks en tiempo real. Con cada entrada y salida de un artículo, se registra el recuento de las cantidades disponibles en stock. Este tipo de inventario proporciona una visión continua de las cantidades de mercancías disponibles, lo que ayuda a evitar roturas de stock y posibles problemas con los clientes.
Aunque la aplicación del inventario permanente puede ser compleja y requerir recursos adicionales, es especialmente útil cuando se maneja una amplia gama de referencias. Además, garantiza una gestión de stocks más precisa y acorde con la realidad.
2. Inventario anual
Como su nombre indica, el inventario anual se realiza una vez al año para confirmar los resultados obtenidos en el inventario contable. Este proceso puede resultar laborioso, ya que requiere una adecuada preparación del personal y puede llevar varios días completarlo, especialmente si el almacén cuenta con muchas referencias.
El inventario anual es una oportunidad para verificar y ajustar los registros contables con la realidad del stock físico. A través de este proceso, se pueden identificar discrepancias y corregir posibles errores en los registros de inventario.
3. Inventario rotativo
El inventario rotativo es una opción adecuada para aquellas empresas que buscan una alternativa menos costosa en términos financieros y de recursos humanos. Consiste en realizar recuentos periódicos y planificados de una o varias partes de las referencias almacenadas, varias veces al año.
Este tipo de inventario permite evitar roturas de stock y mantener actualizadas las cantidades disponibles de manera regular. Además, resulta menos laborioso de implementar en comparación con los inventarios permanentes o anuales.
Evaluación y elección del inventario físico adecuado
Es importante evaluar adecuadamente las necesidades de la empresa antes de decidir qué tipo de inventario físico implementar en el almacén. Cada tipo de inventario tiene sus ventajas y desventajas, por lo que es necesario considerar factores como el tamaño del almacén, la cantidad de referencias y la rotación de los stocks.
Si el método de inventario utilizado actualmente no parece ser el adecuado, no hay impedimento para cambiarlo. La elección del inventario físico adecuado contribuirá a una gestión de stocks más eficiente y precisa, evitando errores y garantizando un control adecuado de las mercancías almacenadas.
En resumen, la gestión de stocks efectiva requiere implementar un inventario físico adecuado. Ya sea a través de un inventario permanente, anual o rotativo, es fundamental realizar recuentos regulares de los productos y mercancías almacenados. Esto permitirá mantener un control preciso de los stocks, evitar roturas de stock y garantizar una gestión eficiente de los recursos en la empresa.